Máy in báo lỗi Incorrect Port khiến bạn không thể in tài liệu dù máy đã kết nối và cài driver đầy đủ? Đây là lỗi khá phổ biến khiến nhiều người dùng lúng túng, gián đoạn công việc in ấn, đặc biệt khi cần in gấp. Vậy lỗi Incorrect Port là gì, nguyên nhân nào gây ra tình trạng này và cách khắc phục như thế nào để máy in hoạt động lại bình thường? Trung Tâm Sửa Điện Tử Limosa sẽ hướng dẫn chi tiết cách xử lý lỗi Incorrect Port dễ hiểu, dễ thực hiện, giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí khi sử dụng máy in tại nhà hoặc văn phòng.
PHỤ LỤC
1. Lỗi Incorrect Port là gì?
Lỗi máy in incorrect port là tình trạng máy tính không nhận diện đúng cổng kết nối với máy in (USB, mạng LAN hoặc Wifi), dẫn đến máy in không nhận lệnh in dù đã bật nguồn và cài đặt driver đầy đủ. Thông thường, lỗi này xảy ra khi:
- Máy in đang được cài đặt sai cổng kết nối trong phần Printer Properties, ví dụ máy in đang cài qua cổng USB nhưng lại được chọn cổng in mạng.
- Cáp kết nối USB bị lỏng, hỏng hoặc cổng USB của máy tính gặp sự cố.
- Kết nối mạng LAN/Wifi bị gián đoạn hoặc địa chỉ IP của máy in thay đổi nhưng không được cập nhật trên máy tính.
- Lỗi driver khiến máy tính không đồng bộ cổng in phù hợp với máy in đang kết nối.
Khi máy in báo lỗi incorrect port, toàn bộ công việc in ấn sẽ bị gián đoạn, gây mất thời gian và ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc, đặc biệt trong môi trường văn phòng cần in ấn số lượng lớn. Việc khắc phục lỗi này kịp thời sẽ giúp người dùng duy trì hoạt động in ấn ổn định, tránh gián đoạn không đáng có trong công việc hàng ngày.
2. Dấu hiệu nhận biết máy in báo lỗi Incorrect Port
Khi gặp lỗi máy in incorrect port, người dùng có thể nhận biết thông qua các dấu hiệu sau:
- Thông báo lỗi hiện trên máy tính hoặc màn hình máy in: Máy tính thường hiển thị thông báo “Incorrect Port” khi gửi lệnh in, hoặc trong phần “Devices and Printers” sẽ hiện thông tin lỗi ở trạng thái máy in.
- Máy in không phản hồi lệnh in: Người dùng nhấn in nhưng máy in không hoạt động, đèn báo sẵn sàng không nhấp nháy hoặc máy không hút giấy.
- In bị dừng, hàng đợi in bị treo: Tài liệu đã gửi lệnh in sẽ nằm trong hàng đợi (Print Queue) nhưng không được in ra, dù đã thử khởi động lại máy in hoặc máy tính.
- Không in được tài liệu dù đã gửi lệnh in đúng cách: Người dùng kiểm tra máy in đã bật, kết nối dây USB hoặc Wifi đầy đủ, nhưng máy vẫn không thực hiện lệnh in.
Ví dụ thực tiễn: Một nhân viên văn phòng cần in hợp đồng gấp, đã gửi lệnh in bình thường, máy in bật, kết nối qua USB vẫn hoạt động tốt trước đó, nhưng lần này máy không in và hiển thị thông báo “Incorrect Port”. Dù đã thử tắt máy in, khởi động lại máy tính, kiểm tra dây cáp, tài liệu vẫn không được in ra do lỗi máy in báo incorrect port.
Các dấu hiệu này giúp người dùng nhanh chóng nhận diện máy in báo lỗi incorrect port, từ đó có hướng xử lý kịp thời, tránh gián đoạn công việc in ấn.
3. Nguyên nhân phổ biến khiến máy in báo lỗi Incorrect Port
Máy in báo lỗi Incorrect Port có thể bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân, khiến máy in không nhận lệnh dù đã kết nối và cài đặt đúng driver. Dưới đây là những nguyên nhân thường gặp nhất:
3.1. Cáp kết nối máy in bị lỏng hoặc hỏng
- Cáp USB hoặc dây mạng Ethernet bị đứt, chuột cắn, hoặc chưa được cắm chắc vào máy in hoặc máy tính.
- Cổng USB hoặc cổng mạng trên máy tính hoặc máy in bị lỗi, tiếp xúc kém hoặc không ổn định.
- Sử dụng dây cáp quá dài hoặc chất lượng kém cũng dễ gây mất tín hiệu, dẫn đến Windows không nhận diện đúng cổng kết nối.
Gợi ý xử lý: Kiểm tra dây cáp, thử cắm sang cổng USB khác, thay dây mới để xác định lỗi.
3.2. Driver máy in lỗi thời hoặc cài sai
- Driver máy in không tương thích với hệ điều hành hiện tại (Windows 10/11 64-bit) hoặc driver bị hỏng, thiếu file.
- Driver bị xung đột với phần mềm khác trong máy tính, khiến Windows không nhận diện đúng cổng kết nối với máy in.
Ví dụ: Để tải và cập nhật driver chuẩn, truy cập trang chủ hãng máy in (Canon, HP, Brother), chọn đúng model, tải driver mới nhất tương thích với hệ điều hành và cài đặt lại.
3.3. Cài đặt sai cổng in trong Windows
- Người dùng chọn nhầm cổng in khi cài đặt (ví dụ, chọn USB003 trong khi cổng thực tế là USB001, hoặc chọn cổng LPT thay vì cổng TCP/IP).
- Việc cài lại hệ điều hành hoặc thay đổi cổng kết nối vật lý cũng khiến cấu hình cổng in bị thay đổi, dẫn đến lỗi Incorrect Port.
3.4. Lỗi hệ điều hành hoặc phần cứng máy in
- Xung đột phần mềm hoặc lỗi Windows khiến máy tính mất nhận diện cổng in đã cài đặt trước đó.
- Mainboard điều khiển hoặc cổng USB trên máy in bị lỗi phần cứng, khiến máy in không thể giao tiếp đúng với máy tính, dẫn đến Windows báo lỗi sai cổng.
Lưu ý: Nếu sau khi đã thử thay dây, cài driver, chỉnh lại cổng in mà lỗi vẫn xuất hiện, cần nhờ kỹ thuật viên chuyên nghiệp kiểm tra phần cứng máy in hoặc cổng giao tiếp trên máy tính để xác định và xử lý.
4. Cách khắc phục lỗi máy in báo Incorrect Port
Lỗi máy in báo Incorrect Port khiến máy không nhận lệnh in dù đã kết nối. Để xử lý triệt để, người dùng cần thực hiện theo các bước dưới đây:
4.1. Kiểm tra và kết nối lại cáp máy in
Bước đầu tiên, cần kiểm tra cáp kết nối giữa máy in và máy tính để loại trừ lỗi vật lý gây mất tín hiệu.
- Rút cáp USB hoặc dây mạng đang kết nối với máy in, sau đó cắm lại chắc chắn vào máy in và máy tính.
- Thử đổi sang cổng USB khác trên máy tính, ưu tiên sử dụng các cổng USB phía sau thùng máy (mainboard) để đảm bảo nguồn cấp ổn định.
- Nếu nghi ngờ dây cáp bị đứt ngầm, lỏng chân tiếp xúc hoặc chuột cắn, cần thay dây cáp mới chất lượng tốt để kiểm tra.
Bước này giúp xác định lỗi có đến từ kết nối vật lý hay không trước khi tiến hành các bước xử lý phần mềm.
4.2. Kiểm tra và sửa lại cổng in trên Windows
Việc cài sai cổng in hoặc cổng bị thay đổi trong quá trình sử dụng sẽ khiến máy in báo lỗi Incorrect Port. Người dùng cần thực hiện:
- Mở Control Panel và truy cập Devices and Printers.
- Chuột phải vào máy in đang sử dụng, chọn Printer Properties.
- Chuyển sang tab Ports để kiểm tra cổng đang được gán cho máy in.
- Chọn đúng cổng kết nối, thông thường là USB001 (Virtual Printer Port for USB) nếu đang sử dụng kết nối USB.
- Nhấn Apply và tiến hành in thử để kiểm tra.
Nếu không chắc cổng nào đang hoạt động, có thể tick từng cổng USB đang hiện, nhấn Apply và in thử để xác định.
4.3. Cập nhật hoặc cài đặt lại driver máy in
Driver máy in bị lỗi hoặc không tương thích với hệ điều hành có thể là nguyên nhân khiến máy in báo sai cổng. Để khắc phục, người dùng cần:
- Gỡ driver hiện tại của máy in bằng cách mở Device Manager, tìm máy in trong mục Printers, chuột phải chọn Uninstall Device.
- Truy cập website chính thức của hãng máy in (Canon, HP, Brother) và tải phiên bản driver mới nhất, tương thích với hệ điều hành đang sử dụng.
- Tiến hành cài đặt lại driver theo hướng dẫn của nhà sản xuất.
- Khởi động lại máy tính và máy in sau khi cài đặt để hệ thống nhận lại driver và cổng in chính xác.
Việc cài lại driver giúp đảm bảo hệ thống nhận diện đúng máy in và cổng kết nối, khắc phục lỗi Incorrect Port hiệu quả.
4.4. Khởi động lại máy tính và máy in
Khởi động lại thiết bị là một bước đơn giản nhưng cần thiết để khắc phục các lỗi tạm thời liên quan đến xung đột hệ thống hoặc treo spooler in.
- Tắt máy in và máy tính hoàn toàn.
- Chờ khoảng 1-2 phút để đảm bảo xóa cache bộ nhớ tạm.
- Bật máy tính và máy in trở lại, kết nối lại cáp in và thử in.
Nếu lỗi do xung đột tạm thời trong hệ thống hoặc lỗi spooler, bước này thường giúp máy in hoạt động trở lại bình thường.
4.5. Kiểm tra phần cứng và liên hệ kỹ thuật
Nếu đã thực hiện đầy đủ các bước trên nhưng máy in vẫn báo lỗi Incorrect Port, có khả năng phần cứng của máy in hoặc máy tính gặp vấn đề.
- Nguyên nhân có thể là do mainboard điều khiển của máy in, cổng USB trên máy in bị lỗi, hỏng IC giao tiếp hoặc mạch tín hiệu USB.
- Liên hệ các trung tâm sửa chữa máy in uy tín để kiểm tra, đo đạc phần cứng, xác định chính xác lỗi.
- Tiến hành thay thế linh kiện cần thiết nếu mainboard máy in bị hỏng hoặc cổng USB bị lỗi.
Ví dụ thực tế: Với máy in Canon LBP2900, khi gặp lỗi Incorrect Port dù đã kiểm tra cáp, cổng, driver, kỹ thuật viên có thể phải thay thế mainboard điều khiển mới giúp máy in nhận lệnh ổn định trở lại.
5. Mẹo sử dụng để tránh lỗi Incorrect Port thường xuyên
Để hạn chế lỗi máy in báo Incorrect Port lặp lại gây gián đoạn công việc, người dùng cần lưu ý một số mẹo quan trọng trong quá trình sử dụng và bảo trì máy in.
5.1. Sử dụng cáp USB và dây mạng chất lượng
Luôn ưu tiên sử dụng cáp USB hoặc dây mạng Ethernet chính hãng hoặc loại cáp chất lượng cao, đạt tiêu chuẩn chống nhiễu, tránh sử dụng các loại dây cáp giá rẻ, kém bền. Dây cáp kém chất lượng dễ bị đứt ngầm, tín hiệu không ổn định hoặc nhiễu tín hiệu, là nguyên nhân phổ biến dẫn đến lỗi Incorrect Port.
5.2. Cắm chắc cáp, hạn chế rút cắm liên tục
Trong quá trình sử dụng, cần đảm bảo cáp kết nối được cắm chắc chắn vào máy in và máy tính, tránh để lỏng hoặc gập dây quá mức. Không nên rút cắm dây kết nối thường xuyên khi không cần thiết, vì hành động này dễ gây lỏng cổng kết nối hoặc hỏng chân cắm trên máy in và máy tính.
5.3. Luôn cập nhật driver máy in và hệ điều hành
Driver máy in và hệ điều hành Windows cần được cập nhật định kỳ để đảm bảo khả năng tương thích, hạn chế lỗi nhận diện cổng hoặc xung đột phần mềm.
- Thường xuyên truy cập website chính thức của hãng máy in để tải các bản driver mới nhất phù hợp với model máy và hệ điều hành đang sử dụng.
- Cập nhật Windows đều đặn để vá lỗi hệ thống, giúp tăng khả năng nhận diện máy in và cổng kết nối ổn định hơn.
5.4. Định kỳ kiểm tra trạng thái kết nối cổng
Người dùng nên tìm hiểu cách sửa lỗi sai cổng máy in để kiểm tra định kỳ nhằm phát hiện kịp thời các vấn đề bất thường.
- Vào Control Panel → Devices and Printers → Printer Properties → tab Ports để kiểm tra cổng đang sử dụng có đúng với cổng kết nối thực tế hay không.
- Kiểm tra định kỳ giúp phát hiện sớm các thay đổi ngoài ý muốn của hệ thống hoặc driver, từ đó xử lý kịp thời trước khi xảy ra lỗi Incorrect Port.
Bạn đã thử mọi cách nhưng máy in báo lỗi Incorrect Port liên tục, không thể nhận lệnh in dù đã kết nối đúng cách? Đừng để công việc bị gián đoạn quá lâu. Hãy liên hệ ngay với HOTLINE 0776 103 892 của Trung Tâm Sửa Điện Tử Limosa để được hỗ trợ kiểm tra và sửa chữa máy in nhanh chóng, chuyên nghiệp ngay tại nhà, khắc phục lỗi Incorrect Port triệt để với chi phí hợp lý. Trung tâm cam kết xử lý nhanh các lỗi máy in phổ biến và phức tạp, thay thế linh kiện chính hãng và có dịch vụ bảo hành dài hạn.
